Dokončení realizace projektu

Dokončení realizace projektu Modernizace elektronického systému stávajícího státního registru CES

Dne 21. října 2015 byla dokončena a akceptována 2. etapa realizace vývoje softwarového řešení CES on-line. Jeho předáním byl finalizován nejen vývoj tohoto softwarového systému, ale zároveň byla završena realizace celého projektu.

Hlavním výsledkem projektu Modernizace elektronického systému stávajícího státního registru CES je moderní softwarové řešení problematiky Centrální evidence sbírek muzejní povahy, které umožní všem aktérům procesů souvisejících s touto evidencí přímý přístup k databázi CES. Odborní pracovníci muzeí a galerií tak budou mít možnost kdykoliv zjistit aktuální stav evidence a průběžně připravovat data pro aktualizaci evidence CES. Díky tomu dojde k výraznému zefektivnění a zrychlení procesů při evidenci muzejních sbírek v CES.

CES on-line je realizován jako webový informační systém, čímž je zajištěna dostupnost dat bez nutnosti instalace programových komponent na počítačích jednotlivých uživatelů. Díky tomu je systém z principu multiplatformní, a je tak možné jej používat na různých počítačích bez ohledu na použitý operační systém – ale také na mobilních zařízeních jako jsou tablety, případně tzv. chytré mobilní telefony.

Systém umožňuje detailní specifikaci přístupových práv ke sbírkám a podsbírkám tak, aby byl zajištěn přístup k datům vždy výlučně pro daného uživatele a nikoliv k datům dalších uživatelů. Díky několika uživatelským rolím je možné nadefinovat přístupová práva uživatelům různých úrovní, od řadového dokumentátora jediné podsbírky, až po statutárního zástupce instituce s přístupem ke všem sbírkám a podsbírkám, které daná instituce spravuje. Nad takto vytvořenou hierarchií uživatelů je pak nadefinován přesný postup aktualizací sbírky (workflow).

Důležitou vlastností systému CES on-line je také interoperabilita s jinými evidenčními systémy. Ta je zajištěna jednak prostřednitvím exportu a importu dat ve formátu CSV v definovaných strukturách. Další možností získání (ale i předání dat) je využití technologie webových služeb, které poskytují a akceptují data ve formátu XML. Tím je umožněno propojení s jinými aplikacemi, např. s evidenčními systémy muzeí jako je DEMUS. Technologii webových služeb je možné použít i pro jednodušší prezentaci sbírek na internetu.

Sekundárním výsledkem projektu je zprovoznění nových serverů, které budou zajišťovat rutinní provoz systému CES on-line. Tyto výkonné servery zajistí vysokou dostupnost systému. Servery jsou vybaveny špičkovým systémem zálohování dat, čímž je zajištěna bezpečnost dat CES. Navíc bude permanentně v provozu ještě i záložní server dislokovaný na MK ČR v Praze.

Z uživatelského hlediska je systém rozdělen na dvě části, a to na veřejnou, která je informativní a zcela přístupná pro všechny uživatele internetu, a na neveřejnou část, která je určená pouze autorizovaným uživatelům, pracovníkům muzeí a galerií, jejich zřizovatelům, zástupům Policie ČR a Celní správy a pracovníkům MK ČR.

Veřejná část CES slouží k prezentaci muzeí, sbírek a jednotlivých sbírkových předmětů. Disponuje rozšířenými možnostmi vyhledávání a nahlížení do zveřejněné fotodokumentace. Ve veřejné části jsou také bez nutnosti přihlášení k dispozici ke stažení formuláře, které je nutné vyplnit pro registraci sbírky, žádosti o povolení vývozu sbírkových předmětů nebo formulář hlášení krádeže sbírkového předmětu.

Pro uživatele neveřejné části, zejména kurátory a správce sbírek, je hlavním přínosem nového systému to, že veškerá komunikace související s aktualizací sbírek v CES bude moci probíhat on-line, tedy již bez aplikace CESik, vypalování CD a čekání na nové aktualizační soubory. Proces aktualizace CES se tím výrazně urychlí.

Neveřejná část CES on-line pokrývá veškerou problematiku centrální evidence sbírek a aktualizace jejich obsahu, tj. evidence předmětů. Už samu registraci sbírky je nyní možné provést přímo v CES on-line, ze systému pak vygenerovat žádost o registraci sbírky a tuto pak podepsat a zaslat na MK ČR (stále je však možné použít i stávající písemný postup). Na základě registrace sbírky pak pracovníci MK ČR vytvoří přístup pro nejvyššího uživatele příslušné instituce (hlavní správce – statutární zástupce). Další uživatele dané instituce pak vytváří a spravuje tento hlavní správce.

Významného rozšíření funkcí oproti původnímu stavu doznala agenda vývozů. V systému CES on-line lze nyní realizovat celý proces přípravy vývozu sbírkových předmětů. Novou funkcí systému CES on-line je i možnost evidence zápůjček sbírkových předmětů. Jedná se o evidenci předmětů zapůjčených jiným muzejním institucím v rámci ČR. Důležitou agendou, kterou CES on-line rovněž pokrývá, je evidence krádeží. CES on-line tak umožňuje důslednou evidenci krádeží sbírkových předmětů včetně detailní specifikace jednotlivých předmětů a jejich fotografií. Orgány Policie ČR a Celní správy pak mají zajištěn speciální přístup do této evidence a mohou tak využívat informací v ní obsažených.

Realizací projektu a vytvořením aplikace CES on-line se systém centrální evidence sbírek a práce s ní dostává na kvalitativně vyšší úroveň a usnadňuje a zefektivňuje práci uživatelům jak paměťových institucí, tak i MK ČR.